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通知公告

关于完善办公系统功能的通知

2020年10月20日 21:06 点击:[]

各部门、各单位:

为进一步加快学校数字化建设、提高办公效率,学校对现有办公系统的功能进行了完善,10月26日正式上线使用。现将有关事项通知如下:

一、功能说明

(一)新增公文、会议、领导日程、办公审批流程、手机端办公等40功能余项。

(二)旧版“学校公告”“党群文件”“行政文件”中的内容已上传至新版,“学校通知”中2020年7月至今的内容以压缩文件形式上传,各部门、各单位无需备份。

(三)新版“学校公告”“党群文件”“行政文件”“领导日程”的发布权限为学校办公室;“学校通知”的发布权限为各部门、各单位的办公室主任。

(四)办公系统登录帐号为教工编号,登录密码均为123456。

二、工作要求

(一)请各部门、各单位办公室主任组织本部门、本单位教职工登录、安装、更改密码。

(二)请各部门、各单位办公室主任通知本部门、本单位教职工,严格按照《黑龙江科技大学数字办公系统管理办法》使用办公系统。

(三)办公系统运行期间,如有问题、建议,请及时反馈给信息网络中心王老师,联系电话88036967。

 

 

黑龙江科技大学数字办公系统管理办法


第一章      

第一条  为保障我校办公自动化系统(以下简称0A)高效、规范、安全运行,充分发挥0A系统的作用,特制定本办法。

第二条  0A系统是指使用数字办公系统处理办公业务,实现网上办公、移动办公、资源共享、高效协同的处理机制。功能包括协同办公、公文管理、文档管理、领导日程、会议管理、车辆管理、流程审批、综合办公等。

第三条  0A系统运行坚持优化工作流程、提高办公效率、方便教职工的原则。

第四条  0A系统为学校发布通知、公告、文件的唯一网上办公平台,凡通过0A系统发布的信息,视同全校教职工知晓。

第二章  使用管理

第五条  0A系统使用范围为学校正式教职工、人事代理及需要使用该系统的其他人员,教职工应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务。

第六条  0A系统自动对办公事项的处理时间、处理数量、延误情况进行跟踪、记录。为保证文件的及时收发、流程的及时审批,学校科级以上干部及涉及审批的教职工原则上应该全天在线,其他教职工原则上应该移动端全天在线。因个人原因未登陆和使用0A系统,不能及时处理相关工作,造成的责任由自己负责

第七条  审批人员应保证处理公文及流程的及时性,工作日原则上不超过3小时,节假日原则上不超过24小时。

第八条  有重要、紧急事项需要办理、审批,如果审批者没有使用0A系统,可通过发送短信或者打电话等方式提醒办理。

第九条  0A系统涵盖范围内的办公功能,对应功能的相关部门应实行网上办公,并推进、督促系统功能的使用,无特殊情况,不再接受线下办理,不再出现纸质文件。

第十条  通过0A系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力,除按有关规定必须采用纸质文件存档外,无需打印存档。

第三章  职责管理

第十一条  学校办公室负责0A系统的应用推广、运行管理、监督检查等工作。

第十二条  信息网络中心负责技术支持、应用培训、日常维护、扩展功能等工作。

第十三条  各单位、部门为0A系统的使用单位,办公室主任为本单位、本部门的管理员。管理员职责为:组织教职工登录、注册、使用0A系统;及时将单位领导、教职工的变化情况告知信息网络中心。

第四章  安全管理

第十四条  教职工应保证通过0A系统发布信息、文件内容的完整准确,并对所发布内容的保密性、正确性、完整性、及时性、发布范围负责。

第十五条  0A系统使用要严格遵守国家保密、网络安全、信息安全的法律、法规和学校工作秘密的有关规定,确保国家保密、学校工作秘密安全。0A系统中公文传输为非涉密电子公文,涉及国家秘密的公文仍以纸质文件传递。

第十六条  0A系统通过用户名和密码进行身份管理和认证,教职工首次登录系统应及时更改为6位以上字符(含字母、数字、符号等)的密码,由于密码泄露造成的损失由本人负责。严禁盗用他人的账号和密码。

第十七条  0A系统公共信息实行实名制,发布内容应遵守国家相关法律法规,不得在0A系统上发布与学校工作无关的任何信息、私人事务。

第十八条  教职工尤其具有审批权限的教职工离开办公室时应退出电脑端OA系统,注意监管移动端办公系统,防止他人进行非法操作。

第五章      

第十九条  本办法自下发之日起执行。

第二十条  本办法由学校办公室、信息网络中心负责解释。

 

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